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Laëtitia Chaucesse
Prise de parole en public & animation de conférences

6 conseils pour une table ronde réussie

Témoignages sur l’apprentissage – 2èmes Rencontres territoriales de l’agriculture à Riom – 29.11.19

Le mois dernier, j’ai animé 2 tables rondes pour la communauté d’agglomération Riom Limagne et Volcans. Un exercice que j’apprécie énormément mais qui est loin d’être simple. 😅 Pour réussir ce type d’événement, il ne suffit pas de faire venir tel ou tel expert, d’avoir trouvé un lieu magique ou encore d’avoir communiqué tous azimuts. Il faut penser à tous les ingrédients qui vont rendre votre table ronde intéressante, dynamique et de qualité. Aujourd’hui, j’ai décidé de vous partager ce qui me semble le plus important pour faire de cette manifestation un succès. ⭐

Un fil conducteur, pour raconter une histoire

🎙 Qui dit « table ronde », dit plusieurs intervenants qui vont exprimer leur point de vue sur un même sujet. L’intérêt, c’est de varier les profils, les expériences pour croiser les regards, les approches et ainsi enrichir les connaissances du public.

📖 Mais pour autant, toutes les interventions doivent venir nourrir la même histoire. Elles doivent suivre un fil rouge. Par exemple, le thème des Assises du Commerce 2019 était « Le commerce de proximité a de l’avenir ! ». On peut aborder ce thème via divers points de vue : expert du commerce, statisticien, commerçant, élu, client etc. Mais avant de sélectionner les intervenants, il est primordial de savoir quelle histoire on veut raconter. Il faut partir d’un besoin ou d’un constat… et aller jusqu’aux solutions, aux réponses, aux propositions concrètes. La table ronde doit permettre de suivre ce chemin.

Définir le fil conducteur est une étape indispensable, qui présente de nombreux avantages :

  • il assure la cohérence de la table ronde
  • il permet de varier les profils des intervenants
  • il donne du rythme à l’événement 🥁
  • il maintient l’attention du public qui adore écouter une histoire

Préparer et anticiper

Photo by Nick Morrison on Unsplash

🤓 Vous vous en doutez, une table ronde ne s’improvise pas : il faut passer par plusieurs étapes de travail. Il y a beaucoup de choses à prévoir, de nombreux intervenants, des contraintes techniques… L’animateur et l’organisateur doivent pouvoir communiquer facilement et faire le point régulièrement. Chacun a sa manière de travailler et il n’existe pas de recette toute faite mais j’avais envie de vous partager ma méthode de travail. Voici donc comment j’aime m’y prendre 🙂 :

  • Etape 1 : validation du thème de l’événement avec les organisateurs
  • Etape 2 : définition du fil conducteur
  • Etape 3 : sélection des intervenants
  • Etape 4 : construction des séquences de l’événement
  • Etape 5 : choix des formats d’intervention (témoignage, expert, débat, présentation, interviews, vidéos…)
  • Etape 6 : construction d’un premier conducteur
  • Etape 7 : échanges avec les intervenants pour identifier leurs messages clé
  • Etape 8 : finalisation du conducteur : introduction, questions, transitions

Favoriser le concret

💡 Je vous propose de donner quelques détails sur l’étape 3 : le choix des intervenants. On est souvent tenté d’avoir une tête d’affiche pour sa table ronde. Et c’est vrai qu’un expert du sujet, qui pourra prendre de la hauteur, ça donne une autre dimension à votre événement. Ainsi, l’économiste Philippe Moati avait ouvert la première édition des Assises du Commerce et son intervention avait vraiment permis d’y voir plus clair sur les mutations en cours et à venir dans le secteur du commerce. Ce genre d’intervention est top, surtout en début d’événement.

L’authenticité des témoignages

Cela dit, pour la suite de votre manifestation, je vous conseille de favoriser les exemples, les témoignages, les retours d’expérience, les partages de bonnes pratiques… bref, de donner du concret à votre public. Au fil de mes expériences, je constate que ce sont les meilleures interventions. Alors oui, ces intervenants ne sont pas toujours à l’aise pour parler en public. Ils peuvent chercher leurs mots ou hésiter, mais leur discours a le mérite d’être authentique. Il est vrai. Il sonne juste. Et ça, c’est ce qui marche le mieux. Le public sera plus attentif et retiendra mieux le témoignage d’un agriculteur sur l’intérêt de l’apprentissage que l’intervention d’un expert sur le même sujet. Pour accrocher, on a besoin de pouvoir s’identifier aux propos de l’intervenant. Et c’est justement en faisant témoigner des gens comme vous et moi que ça fonctionne. 🙂

Trouver le juste équilibre

⚖ Alors bien sûr, l’idéal c’est d’alterner entre « expert » et « témoin ». Tout comme dans une bonne présentation, on cherche l’équilibre entre les apports « factuels » et « émotionnels ». C’est vraiment le cocktail gagnant pour faire passer un message. Et en plus, ça donne du rythme à votre événement – et ça, c’est bien pour garder le public éveillé. 😴

Les vidéos : un support court et dynamique

🎥 Enfin, pour illustrer les propos d’un expert, vous pouvez également utiliser des vidéos. Pour les « Rencontres territoriales de l’agriculture », c’est ce que nous avons fait avec deux projets de valorisation des productions locales. Deux courtes vidéos – une infographie et une interview – ont permis de présenter les projets de manière courte et dynamique. Autre avantage de cette technique : on relance l’attention du public.

Limiter la projection de diapos

💬 Une table ronde n’est pas une succession de présentations : c’est un format basé sur l’échange, la confrontation de points de vue. On l’a vu, cela demande beaucoup d’anticipation et de préparation pour que le jour J, tout s’enchaîne avec le plus de naturel possible. C’est le rôle de l’animateur, qui doit faire le lien, préparer des transitions, répartir la parole, combler les blancs etc.

Tout cela se fera bien plus naturellement et simplement si vous acceptez de renoncer à un seul élément : le power point. Lorsque je prépare une table ronde, les intervenants me demandent très souvent s’ils peuvent préparer des diapos. Je comprends tout à fait que ce soit rassurant de projeter un support. Mais sincèrement, je pense que ça nuit grandement à la qualité de la table ronde. D’autant plus si les diapos sont chargés en textes, tableaux et autres graphiques. A la rigueur, on peut projeter quelques diapos visuelles qui viennent appuyer le propos ou bien afficher la thématique avec le nom des intervenants. Mais pas plus. Les power points ne sont, selon moi, pas adaptés à la table ronde car ils rendent l’échange avec l’animateur et les autres intervenants quasiment impossible.

Bannissez les diapos, surtout celles avec trop de contenu. Optez pour une version plus visuelle.

En tant qu’animatrice de table ronde, je consacre beaucoup de temps à la préparation. Je rédige un conducteur avec mes transitions et les questions que je vais poser aux intervenants. Le jour J, je m’en sers beaucoup mais je m’en détache aussi pour pouvoir rebondir sur les propos de l’un, faire réagir l’autre ou apporter des précisions sur ce qui vient d’être dit. Avec un power point, c’est très compliqué à faire.

Toutefois, si vous êtes convaincus qu’un support projeté est indissociable d’une intervention, laissez cette personne dérouler son présentation, sans l’animateur.

Gérer le temps

Animer une table ronde, c’est comme faire de la radio. C’est sans doute pour ça que j’adore cet exercice. La gestion du temps est primordiale et je veille toujours à respecter au mieux les horaires fixés par l’organisateur. ⏳

Toujours un oeil sur sa montre

🎙 Quand on interviewe quelqu’un en direct à la radio, on a toujours un oeil sur ses notes et un autre sur la pendule – et puis on essaie aussi de regarder la personne qu’on interroge. Il faut sans cesse s’adapter à la longueur des réponses, aux digressions, aux explications alambiquées… et ramener l’interviewé sur le sujet qui nous intéresse.

Ce sont les mêmes compétences qu’il faut mobiliser lors d’une table ronde. Sur mon conducteur, j’indique des repères temporels. Si je démarre un peu avant ou après le temps prévu, je le note au crayon et je calcule à quelle heure je dois terminer. Si j’ai pris un peu de retard avec une intervention, j’ajuste le temps sur la suivante, ou lors du temps d’échange avec la salle. Et ça, tout en posant les question, en écoutant les réponses et en faisant le lien entre les interventions. C’est un exercice qui prend beaucoup d’énergie… mais que je trouve hyper stimulant aussi. 🤩

Timing : mieux vaut prévoir large

⌚Du côté des organisateurs, cela suppose qu’on laisse un peu de marge entre les interventions. Il faut toujours avoir un petit quart d’heure par ci, par là que l’on pourra grignoter si besoin.

Il vaut mieux également annoncer la fin de l’événement à 17h, même si on pense qu’on aura terminé à 16h45 : si jamais on prend du retard, le public ne s’en rendra même pas compte.

Enfin, lorsque l’on briefe les intervenants, on peut leur mentir un tout petit peu : vous avez prévu 20 minutes pour l’expert numéro 2 ? Dites-lui qu’il n’en a que 15 ! Ca l’obligera à aller à l’essentiel.

Maîtriser les aspects techniques

🔋Ce n’est pas parce que le contenu est bien préparé, qu’il faut négliger la forme. Le succès d’une table ronde repose aussi sur la qualité des aspects techniques. Voici donc une petite check list (non exhaustive) pour bien préparer vos futurs événements :

  • La taille de la salle est-elle bien adaptée à notre événement ?
  • Est-elle confortable (sièges, chauffage, acoustique…) ?
  • Avons-nous pensé à l’éclairage sur scène ?
  • Combien de micros avons-nous prévu ?
  • Avons-nous des piles de rechange pour les micros ?
  • Disposons-nous d’un système de vidéo-projection et d’un système de son de qualité ?
  • Est-ce que le téléphone passe bien dans la salle (important notamment si vous faîtes envoyer les questions du public par sms…) ?
  • Avons-nous le wifi dans la salle (pour poster sur les réseaux sociaux pendant votre événement) ?
  • Pouvons-nous enregistrer les échanges (utile pour le compte rendu) ?

Vous avez d’autres éléments en tête ? N’hésitez pas à compléter cette liste en postant un commentaire ou en me contactant directement.

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